Lönehantering kräver ofta mycket tid, speciellt om en del av den utförs av manuell handpåläggning. Effektivisering av administrationen och klara riktlinjer förenklar processen.

Hur kan lönerna hanteras på ett mer effektivt sätt? Det första och kanske hetaste tipset är att undvika manuell handpåläggning då den tar tid och kan visa flera fel jämfört med en automatiserad sådan. Överlag är lönehantering tidskrävande för administrationen, därför bör den effektiviseras och göras mer smidig. Försystem för tidsregistrering och avvikelser kan vara ett smart beslut då det sparar både administrativ tid och minskar på felinmatningar vanligt förekommande vid all form av manuellt arbete. Ett försystem kan även användas av övrig personal såsom chefer för att hålla koll på regelverk men även löne-, och andra lönerelaterade kostnader. Programmet kan även innehålla andra moduler där reseräkningar, rapportering och schemaläggningar läggs till. Även om det idag finns mängder med olika förprogram bör varje ekonomiansvarig börja effektiviseringen med att sätta tydliga riktlinjer för sin avdelning. Vad som menas med detta kan du läsa mer om under nästa rubrik.

Tydliga riktlinjer är ett måste

Ingen automatisering och inget lönesystem kommer att hjälpa hanteringen av lön om ekonomiavdelningen inte följer strikta riktlinjer när det gäller löneprocessen. Därför är det av väsentlig betydelse att sådana sätts. Vad menas med riktlinjer i det här sammanhanget? Organisationens regler ska vara förklarade på ett lättbegripligt sätt, till exempel ska alla anställda veta hur en tidrapport ska se ut när den lämnas in för vidare hantering. Ska en rapport ha en attest och av vem? Sådana typer av detaljer ska vara förklarade och finnas tillgängliga för alla anställda, till exempel i en digital personalhandbok som finns upplagd på intranätet. Tydliga riktlinjer ligger till grund för en smidig redovisningsprocess och lönehantering. De frigör också mycket administrativ tid.

Anlita en redovisningsbyrå

Har företaget ett gammalt lönesystem ska man överväga ett byte så snart som möjligt. Detta är en klar regel som alla bör följa. Även om ett nytt system kan optimera processen finns det fall då företagsledningen känner att ekonomiavdelningen bör lägga tid på annat istället. Exempel på nya uppgifter kan vara budgetering inför ny produktion eller tjänster. En passande lösning i det fallet är att anlita en redovisningsbyrå med kompetens inom just lönehantering. Genom att göra en outsourcing som det modernt heter, frigörs företagets personalresurser samtidigt som man garanterat hittar en bra utväg från en tung och osmidig lönehantering.

1 apr 2020